Kérdések és válaszok az agilis módszerekről
Mennyire agilis a vállalata?
Az agilitás egy olyan kulcsszó, amellyel minden bizonnyal már Ön is találkozott a vállalatánál. Szinte mindenki beszél róla, de sokan nem tudják pontosan, mi is rejlik pontosan mögötte. Nem véletlen, ugyanis a kontextus, amelyben a szó előfordul, fontos a jelentése szempontjából. Az agilis munkamódszerek különböző koncepcióinak dzsungelében könnyen elveszhetünk.
Ahhoz, hogy az agilitás a vállalatánál ne csak hirtelen fellángolás, hanem tartós megoldás legyen, a munkatársaknak ismernie kell az agilis munkavégzés jelentését, folyamatát és módszereit. Ezért összegyűjtöttük és megválaszoltuk a gyakoribb kérdéseket. Talán Ön is talál köztük olyat, amit még nem tudott az agilitásról.
Milyen az agilis munkavégzés mit értünk a fogalmon?
A cégen belüli gyors együttműködés a csapatmunka előtérbe kerül. A vezetés klasszikus szerepe, amely felelősséget vállal, és a munkavállaló, aki cselekszik, törlődik. A mottó most: „A munka okosabb, ne nehezebb”, mert agilis munkában a csapat mindig felelősséget vállal a meghozott döntésekért. A vezetőség feladata a csapat támogatása és megerősítése.
A fogalom magyarázata
Milyen alapelveken nyugszik az agilis munkavégzés?
- Az ügyfél mindenekelőtt: az összes agilis módszer középpontjában az ügyfél elégedettsége áll. Ez azt jelenti, hogy az ügyfél problémái és elvárásai kerülnek az agilis módszerek fókuszába. Egyébként az ügyfél ebben a kontextusban lehet szó szerint értendő vagy vállalaton belüli megbízó is, aki valamilyen megbízást ad.
- Az agilis munkafolyamat mindig csapatban zajlik. A csapat önszerveződő, szorosan együttműködik, és önállóan működik. Alapvetően öt-nyolc fős csapat tekinthető optimálisnak.
- A projekten végzett együttműködésnek önkéntesnek kell lennie, hogy a motiváció magas szinten maradjon. A szükséges eszközöket rendelkezésre kell bocsájtani, ugyanis az eszközök és az erőforrások hiánya csökkentheti a sikert. Természetesen ez nem mindig lehetséges. Ezt mindig kommunikálni kell, és meg kell magyarázni, hogy a csapattagok ne frusztráltak, hanem továbbra is motiváltak legyenek. Az átláthatóság tehát elengedhetetlen.
- A csapattagok konkrét és mérhető célokat vagy mérföldköveket határoznak meg. A célok eléréséhez teljesítendő feladatokat priorizálni kell, és lépésről lépésre kell feldolgozni.
- Rendszeres megbeszélések nélkül nem működik. Az átláthatóság megőrzéséhez az előrehaladást rendszeresen ellenőrizni kell, és le kell vezetni vagy adott estben újra meghatározni a következményes, további lépéseket.
- Minden agilis csapatnak saját magának kell ellenőrizni az előrehaladását.
Mióta létezik az agilis munkavégzés?
Mondhatjuk persze, hogy mindig is létezett, hiszen egy házépítés is agilis. Tudományos szempontból azonban az agilis munkavégzésről először az 50-es és a 70-es években kezdtek beszélgetni és írni. Az úgynevezett „Agile Manifest“ 2001-ben jelent meg. Ez elsősorban az olyan szoftverfejlesztők munkájára vonatkozik, akik lehetőséget keresnek az összetett IT-projektek rendszerezésére. Ebből alakultak ki az agilis munkavégzés alapelvei.
Miért az agilitás?
Milyen előnyei vannak az agilis munkavégzésnek?
- Az agilis munkavégzés rendkívül hatékony
- Az agilis folyamatok keretében a változásokra gyorsan lehet reagálni
- Egy termék vagy egy állapot folyamatosan fejlődik, gyors köztes megoldások vezetnek aztán a végső eredményhez
- A képzett és motivált munkatársak a munkájuk gyors eredményét látják, ezáltal motiváltak
Figyelem: ennek előfeltétele, hogy a vállalat támogassa és bevezesse az agilitást, de kényszerítés nélkül. A munkatársak nélkül ugyanis nem működik. Ez a vezetőség szempontjából azt jelenti, hogy bizalmat sugároznak, kontrollt biztosítanak, és felhatalmazzák a munkatársakat arra, hogy felelősséget vállaljanak, és csapatmunkában dolgozzanak.
Milyen hátrányai vannak az agilis munkavégzésnek?
- Általában a végtermék vagy a végfelhasználói élmény nem áll az agilis csapat munkájának középpontjában. A végtermékhez vezető út összetettségétől függően az agilis közbenső megoldásokkal akár meg is lehet akadni.
- A hagyományos és konzervatív vezetőségű konszerneknél az agilis munkavégzési elv ütközhet a vállalat hivatalos standard folyamataival. A munkatársak agilis munkavégzése ritkán harmonizál a felülről érkező elvárásokkal és állandó felügyelettel.
- Számos munkatárs inkább a felülről érkező elvárásokat teljesíti, és nem szereti a túl nagy felelősséget.
Az agilitás elérése
Hogyan lehet bevezetni az agilis munkavégzést a vállalatnál?
Az agilis módszerek vállalati bevezetése minden résztvevő számára egy tanulási folyamat. Ezért sok vállalat támaszkodik külső tanácsadók segítségére. Az agilis szervezeti felépítést lassan kell kialakítani, a vállalatnak úgymond bele kell nőnie. Ez eltart egy ideig, és bizonyos értelemben önmagában is egy agilis folyamat.
Mindenekelőtt a vállalatnak meg kell határozni az agilitás egységes értelmezését. A legtöbb nagyvállalat az agilis folyamatok bevezetésekor azokra a munkatársakra hagyatkozik, akik a múltban már sokszor bizonyították kezdeményezőkészségüket és felelősségvállalásra való hajlandóságukat. Az ilyen munkatársak kiválóak az agilis csapatokhoz.
Az első lépésekben a HR-osztálynak és a vezetőségnek is érdemes részt vennie az első csapatmegbeszéléseken, de csak megfigyelőként, és semmiképpen sem irányítóként. Az úgynevezett visszatekintés, amely általában kettő-négy hetente fordul elő, kiválóan alkalmas arra, hogy ott átbeszéljék, mi halad jól, és mi kevésbé jól.
Miből áll egy agilis folyamat alapja?
Az alábbi három folyamat minden agilis folyamathoz hozzátartozik:
- Rendszeres megbeszélések / Daylies: az úgynevezett álló megbeszélések, amelyek rendszerint legfeljebb 15 percesek, naponta megtarthatók. A munkatémától és a csoport igényétől függően egyórás heti megbeszélés is szóba jöhet. A csapatban érdemes megbeszélni, kinek mire van szüksége a céljai eléréséhez, és mit tehet, amivel a többieket segítheti.
- Átláthatóság: minden résztvevő számára érthetően felkerül egy kommunikációs falra, ki és milyen témán dolgozik, mi lett elvégezve, és mi van még nyitva. Amikor olyan probléma merül fel, amely akadályozza egy feladat elvégzését, rögzíteni kell a falon. Ehhez általában Kanban-tábla használatos. Egy ilyen kialakítható egy jelölőtűs fal és post-itek segítségével, vagy akár tervezőtáblák is használhatók.
- Visszatekintés: rendszeresen vannak olyan megbeszélések, amelyek során összefoglalják, mi ment jó, és mi rosszul. A negatív aspektusokat ellensúlyozni kell. Ehhez olyan fejlesztési megközelítések kidolgozására kerül sor, amelyek azonnal bevethetők.
Hogyan működik az agilis munkavégzés projektben?
Különösen a projektek alkalmasak az agilis munkamódszerek kipróbálására. Az alábbiak agilisabbá teszik a projekteket:
- Lépésről lépésre: ossza fel a nagy projekteket kisebb részprojektekre (ún. sprintek), amelyek eredménye közzétehető és így a sikerük is mérhető. Mindegyik részprojekt egy feladatnak felel meg a Kanban-táblán. Ha adott részprojekteket logikos sorrendbe helyez, mert egymásra épülnek, rögtön automatikusan priorizálja is a feladatokat a projekt ütemtervéhez (ún. roadmap).
Egyébként egy részprojektben több feladatcsomag is lehet. Ezért a projekttagok gyakran saját kis Kanban-táblákat készítenek, hogy a saját feladataik előrehaladását rögzítsék. - A rugalmasság megőrzése: ahhoz, hogy a projekten belül mindig gyorsan reagálhasson a változó követelményekre, mindig csak a következő, bizonyos esetekben még a rákövetkező részprojektet tervezze meg részletesen. Minden, ami ezután jön, csak nagyjából legyen rögzítve, de a részletek nélkül.
- Perspektívaváltás: mindennél, amit a projektben vagy a részprojektben meghatároz és végrehajt, az ügyfél vagy a használó áll a középpontban. Mindig tegyen fel magának ilyesmi kérdéseket: „Hogyan segíthetek az ügyfélnek abban, hogy...“ Így soha nem téveszti szem elől a projekt értelmét és célját.
Agilis módszerek
Milyen egy agilis menedzsment-keretrendszer?
Agilis menedzsment-keretrendszert akkor épít ki, amikor biztos abban, hogy agilis munkafolyamatokat szeretne bevezetni a cégénél. Ez azt jelenti, hogy egy keretrendszer kiépítését mindig az agilis módszerek tesztcsoportokkal való bevezetése előzi meg. A csoportok aztán a tapasztalataikkal segíthetnek Önnek a keretrendszer kialakításában a vállalatánál. Alapvetően kétféle módszer-keretrendszer van, amelyek a legtöbbször fordulnak elő: a Scrum és a Kanban. A tesztcsoportokkal együtt határozza meg, milyen esetekben melyik keretrendszert érdemes használni.
A szoftverfejlesztés területén számos további módszer érhető el, amelyek kifejezetten erre a munkaterületre vonatkoznak. Kevésbé alkalmasak más területeken, például a marketing, a termék- vagy a tartalomkezelés területén.
Mit értünk a Scrum technikán?
A Scrum szó nagyjából annyit tesz, hogy felfordulás vagy zűrzavar. Érthető, hiszen a Scrum azon a feltételezésen alapul, hogy a projektek általában annyira összetettek, azaz annyi minden történik, hogy nehéz már a kezdetektől fogva teljes körű projekttervet kialakítani. Ezért a Scrum módszer a felfordulással kisebb, intenzíven egymással együttműködő csapatokkal veszi fel a harcot. Az alapja a következő: egy projekt részfeladatainak lépésről lépésre történő felépítése és sorrendjének kialakítása (fokozatos), ismétlése (iteratív) és az útközben szerzett tapasztalatok felhasználása (empirikus).
A Scrum módszer három alapelven nyugszik: átláthatóság, ellenőrzés és kiigazítás. Ez azt jelenti, hogy mindenki tájékoztatva van folyamatosan a projekt állásáról, beleértve az előrehaladást akadályozó esetleg problémákat is. A résztvevők rendszeresen ellenőrzik, hogy a tervezett munkafolyamatok továbbra is ésszerűek-e. Végül adott esetben az előrehaladási tervet hozzáigazítják az új követelményekhez.
A Scrum módszerben egy nagy projekt számos részprojektből áll. A részprojekteken belül feladatokat kell teljesíteni. A feladatokat a végrehajtó csapat egy meghatározott intervallumon (ún. sprint) belül teljesíti.
Ahhoz, hogy a Scrum-folyamatokon belül minden a Scrum módszer szabályainak megfelelően történjen, fixen meghatározott szerepkörök vannak egy Scrum-csapaton belül.
Milyen szerepkörök fordulnak elő egy klasszikus Scrum projektben?
A szoftverfejlesztés területén öt jellemző szerepkör van, amelyekre mindig szükség van, ha egy agilis projektet sikerre szeretnénk vinni:
- Scrum-Master: tulajdonképpen az agilis keretrendszer őrzője. Emellett a fejlesztési csapat kapcsolattartója is. Ismeri a projekt hátterét és összefüggéseit, tanácsokkal szolgál a csapatnak, és igyekszik a szükségtelen külső beavatkozásokat távol tartani a csapattól. Legfontosabb partnere a Product Owner. Vele együtt meghatározza a részprojektek feladatait.
- Product Owner: meghatározza a részprojektek célját az ún. sprinteken a projektcsapat számára. Biztosítania kell, hogy minden résztvevő értse a követelményeket. Mivel ő viseli a projektre vonatkozó felelősséget, ő alakítja ki a részprojekteken belül az egyes feladatcsomagokat is. Ez azt jelenti, hogy a Product Owner dönti el, melyik a legfontosabb feladat, és melyik végezhető el akár később is.
- Subject Matter Expert: az a személy, aki az érintett témák jó ismerője. Mivel azonban nem mindig egyetlen ember tud mindent, hanem több ember rendelkezik különböző ismeretekkel, az agilis projektmenedzsment területén az ún. Subject Matter Group elnevezéssel is illetik ezt a szerepkört. A csapat tagjai általában azok, akik követelményeket fogalmaznak meg a Product Owner számára, aki aztán ezeket a végrehajtó csapattal megbeszéli és priorizálja.
- Business Owner: az a személy, aki a projektet egyáltalán lehetővé teszi. Ő az úgynevezett fő szponzor. A felelősséget azonban a Product Owner viseli. Neki a Business Ownerhez kell fordulnia, ha további – legtöbbször pénzügyi jellegű – támogatásra van szüksége.
- Fejlesztőcsapat: azok az emberek, akik ténylegesen a projekten dolgoznak. Megvalósítják a Product Owner által korábban priorizált követelményeket.
Mit jelent a Kanban?
A Kanban módszerrel a projektcsapattal szemben támasztott követelményeket láthatóvá teheti, priorizálhatja, és ábrázolhatja az előrehaladást a követelmények feldolgozása után. Minden feladat egy kártyán kap helyet.
Folyamat:
Első lépésként minden kártyát berak egy oszlopba: ez az ún. backlog vagy teendőlista, amelyet a következő lépésben priorizálni kell.
A következő oszlopban rendszerezi a priorizált követelményeket, amelyeket először kell elvégezni. Ezt elnevezheti „feldolgozandó“-ként.
A csapatban minden munkatárs csak egyet kap meg a feladatokból. Általában a csapattagok maguk döntenek arról, melyik feladatot vállalják.
Amikor egy feladat lezárul, a kártya a „feldolgozandó“ oszlopból a következő, „elvégzett“ oszlopba kerül.
Ha túl sok kártya van a „feldolgozandó“ oszlopban, azt mindenki látja, és rögtön közbe lehet avatkozni és kidolgozni a megoldásokat, amelyekre a feladat végrehajtásához szükség van.
Egyébként minden projekt alapvetően külön feladatokból vagy feladatcsomagokból áll. Ezért a Kanban módszer egy olyan módszer, amely bármilyen projekthez használható és más módszerekkel kombinálható.
Mi a különbség a Scrum és a Kanban között?
Alapvetően mindkét keretrendszer hasonló folyamatokkal rendelkezik. A Scrum azonban szabályozottabb. Ez azt jelenti, hogy a folyamatok kötelezőek. A csapaton belül kiosztott szerepkörök nagyobb felelősséget hordoznak, és a közölt határidők nem módosíthatók. A Kanban ezzel szemben valamennyivel szabadabb. Itt fontosabb szerepet kap az átláthatóság. Egy munkafeladat átkerülhet feldolgozatlanul a következő hétre anélkül, hogy összetett újrapriorizálásra lenne szükség. A Kanban emellett informatívabb, és valamennyivel „szervezetlenebb“, mint a Scrum.
Megjegyzés: számos vállalatnál gyakran a Scrum és a Kanban kevert formáját használják. Ezek automatikusan alakulnak ki az agilis munkafolyamatokból. Sőt, időközben már nevet is kaptak: Scrumban.