Rendteremtő rendszerek: ne keresgéljen, egyszerűen találja meg!

Az, hogy az irodai rendteremtő rendszer megfelelően működik-e, legkésőbb mindig kiderül akkor, amikor épp egy adóellenőrzés vagy éves jelentés áll a küszöbön. Ha a munkatársai zavartan keresik ezt vagy azt a megrendelőlapot, akkor itt az ideje, hogy átgondolja jelenlegi tárolórendszerét, és megfelelő osztályozórendszereket rendeljen a {cms.var.company_name}-tól. Az átgondolt információs logisztika még a napi munkaszervezésben is hozzájárul a folyamatok zökkenőmentességéhez.

Miért fontos a rend az irodában?

Még ha a digitalizálás egyre elterjedtebb is, továbbra is sok papír forog napi szinten az irodában – a papír mint információhordozó tehát továbbra sem veszített fontosságából. A papírnak pedig iratok, dokumentumok, megrendelőlapok stb. formájában rendelkezésre kell állnia a megfelelő időben a megfelelő munkatárs számára.

Ha nem ez a helyzet, előfordulhat, hogy egy megrendelésnek nyoma vész, mivel az illetékes munkatárs nem talált meg minden dokumentumot. Vagy éppen Ön végez el kétszer egy feladatot, mivel a munkatárs nem tudta, hogy már vannak hozzá dokumentumok.

Egy rendteremtő rendszer és a mögöttes osztályozási elv képezi tulajdonképpen a megfelelő folyamatszervezés legfontosabb előfeltételét. Segítségével mindegyik munkatárs tudhatja, mit kell tennie, és fix helyen megtalálhat hozzá minden fontos dokumentumot. Az illetékesek áttekinthetik az aktív feladatokat és megbízásokat, és megfelelő heti tervet dolgozhatnak ki, amely szintén minden érintett munkatárs számára azonnal elérhető.

Melyik rendteremtő rendszer mire alkalmas?

A {cms.var.company_name} kínálatában találhat tárolórendszereket az irodai termékcsoport számára, de fellelhetők osztályozórendszerek a raktár, a műhely vagy a gyártócsarnok számára is. Olyan rugalmasan vetheti be ezeket a megoldásokat, ahogyan vállalata megkívánja – még akkor is, ha bizonyos termékek jellegüktől fogva egy adott környezetbe a legalkalmasabbak:

Az osztályozótáblák és a feladattáblák az aktív feladatokkal és megbízásokkal kapcsolatos tervezéshez és információtovábbításhoz megfelelőek. Osztályozhatók például feladatleírások vagy megrendelési listák munkatársak és napok szerinti bontásban – rögtön a megfelelő szintekre rendezve.

A postaelosztókkal időt takaríthat meg, ugyanis a levelek és a kis csomagok közvetlenül a címzetthez kerülnek, az irodai és műhelyi rendező- és osztályozóállomások pedig az aprólékok okozta káosznak vetnek véget.

Az iratrendező forgóoszlopokon a jellemző irodai adatok mind osztályozva, mind közvetlenül és egyszerűen hozzáférhetők.

Hogyan alakíthatok ki egy jól szervezett irodát?

Érdemes meglévő tárolórendszereit még egyszer kritikus szemmel átgondolnia legkésőbb akkor, amikor megrendeli új rendteremtő rendszereit a {cms.var.company_name}-tól. A fő kérdés a következő: X munkatárs tényleg mindig megtalálja Y információt?

Nemcsak a például az iratokban vagy a heti tervezőben található általánosan fontos információkat szükséges átgondolnia, hanem érdemes egy pillantást vetni a munkatársak íróasztalára is: van ott osztályozópolc, amellyel a munkatársak a feladataikat saját maguk is rendszerezni tudják?

Számos irodában az osztályozórendszer egy olyan kialakult rendszer, amely implicit tudásként adódik tovább. Ez többnyire megbosszulja magát, amikor az információáramlás megszakad a régi munkatársak és az újak között. Ezért minden tárolórendszer minden rekeszét érdemes feliratozni – és a jobb áttekinthetőség érdekében színkódolással ellátni iratok vagy megadott részlegek és munkatársak szerint.

Végül érdemes megvizsgálni egy adott információforrás helyét: mindenki hozzá tud férni a postájához a műszakrendszertől függetlenül? Minden érintett munkatárs hozzáfér a megrendelőlapokhoz, vagy meg kell várniuk, amíg valaki elérhető a titkárságon? Tudja Ön, hol találhatók az irodai anyagok, és hozzájuk is fér?

Mindezekre a kérdésekre a {cms.var.company_name} a megfelelő terméket kínálja válaszként. Ha a segítségére lehetünk a kínálattal kapcsolatban, vegye fel velünk a kapcsolatot.

PAPERFLOW Rendteremtő rendszerek