Az agilis iroda: hogyan hozhat jobb döntéseket a sikeres jövőért?
Legyen szó akár a raktározásról, a gyártásról és fejlesztésről vagy az ügyfélkezelésről: még soha nem volt ennyire fontos, hogy gyorsan tudjon megfelelő döntéseket hozni. Ha a megbeszéléseket, a folyamatokat és a vállalat felszerelését az agilis munkavégzés alapelve szerint végzi, egy lépéssel előrébb járhat az ügyfelekért, az innovációkért és a jövőre való alkalmasságért folyó versenyben.
Bizonytalanság mint kialakítási elv: miért van szükségem agilis irodára?
Az agilis munkavégzést és a kapcsolódó kifejezéseket, például a Scrum módszert mindenki ismeri. A digitalizálás előretörése a feje tetejére állította az eddigi munkamódszereket és vállalati struktúrákat – minden ágazatot, minden vállalati típust érintve.
Míg korábban hosszú projektidők, tervezhető üzleti évek és egyértelműen körülhatárolt folyamategységek határozták meg az összképet, napjainkban a vállalati világ bizonytalansággal, folyamatosan rövidülő fejlesztési és gyártási ciklusokkal, az érdekeltek egyre nagyobb elvárásaival, valamint a digitális gazdaság folyamatos kommunikációjával és egyidejűségével néz szembe.
Ilyen körülmények között a hagyományos projekt- és munkafolyamatok nehezen eredményeznek sikert. Ezt a szoftverfejlesztési iparág ismerte fel először, és a Scrum módszerrel egy olyan agilis termékfejlesztési metódust alakított ki, amelyet széles körben vettek át egyfajta tervrajzként mindenféle vállalati struktúrához és projektfolyamathoz.
Az agilis vállalatokra nagy fokú rugalmasság és hálózatokban való gondolkodás jellemző:
- Több projektlépést dolgoznak fel egyidejűleg (rész-) csapatok, és a folyamattervet folyamatosan hozzáigazítják
- A több iparágon átnyúló csapatok projekttagjai különböző szerepköröket vesznek fel, és a feladatokat rugalmasan tudják vállalni
- A (tartalmilag és időben) pontosan meghatározott és az eredmény szempontjából nyitott részfeladatok a minimálisra csökkentik a projektek és a feladatok időigényét, és ezzel egyidejűleg növelik az eredmény minőségét is
- A változásokkal, az előre nem látható eseményekkel vagy az új inputokkal számolnak, és rugalmasan, valamint átláthatóan reagálnak rájuk
- A résztvevők és az ügyfelek közötti folyamatos kommunikációval elkerülhetők a hibák vagy a helytelen feltételezések
A fentiekhez a hagyományos irodai struktúrák a fix munkahelyekkel, a külön irodákkal és az ósdi prezentációs technikákkal aligha alkalmasak. Az agilis vállalat egyes tényezői csak akkor működnek (együtt), ha a folyamat minden résztvevőjét a lehető legjobban tájékoztatni lehet. Ezért is kell rendelkeznie egy agilis irodának minden olyan felszereléssel, amely támogatja a Scrum vagy más agilis módszereket:
- Nyitott és rugalmas térkialakítás a projektcsapatok összeállításához és a gyors kommunikációhoz
- Vizualizációs és prezentációs segédeszközök minden megbeszélési ponton
- Különböző tárgyalóhelyek hivatalos és nem hivatalos megbeszélésekhez (konferenciaterem kontra pult)
- Különböző munkahelykialakítások (íróasztal, társalgó, álló munkahely) a különböző munkafázisokhoz
- Az analóg és a digitális vizualizációs és prezentációs segédeszközök optimális kombinációja
A Scrum az agilis irodában: kevesebb megbeszélés, több eredmény
A Scrum koncepció sikere azon a felismerésen alapul, hogy a sikeres projekteredmények nem tervezhetők meg rögtön az elején. Sokkal inkább egy elképzelést alakítunk ki az eredményről, amely az ügyféligények konzekvens kiértékelésén alapul.
Ezt az elképzelést, amely a fölé rendelt tervezésben (az úgynevezett Product Backlog) tükröződik, a fejlesztési folyamat során folyamatosan igazítják a tényleges helyzethez a köztes eredmények és a részletes megfontolások, valamint a projektlépések (Sprint Backlog) alapján.
Más szóval: a rendkívül összetett projektek bár nem lesznek kevésbé összetettek, a részlépésekre való lebontással, az egyértelmű szerepkör-kiosztásokkal és a megfelelő dokumentációs és vizualizációs technikákkal megragadhatók és kivitelezhetők.
A Scrum egyik központi elemét a négy megbeszéléstípus képezi, amelyek során a Scrum-csapat tagjai megosztják a munkájukat és az eredményeiket a kollégákkal és más részvevőkkel. A megbeszéléstípusok különlegessége a nagy fokú formalitás:
- Mindegyik megbeszéléstípusnak pontos témája és ezáltal pontosan meghatározott tartalma van
- Mindegyik megbeszéléstípus kizárólag az adott témára összpontosít
- Mindegyik megbeszéléstípusnak pontosan meghatározott határideje van, amely nem léphető túl
- Mindegyik megbeszéléstípus fixen be van építve a projekt folyamattervébe
Bár a szabályok egyszerűen hangozhatnak, forradalmi megoldást jelentenek a hagyományos tárgyalási kultúrával szemben. Különösen az agilis szervezethez vezető út elején erőskezű moderátorra és coachra van szükség, aki irányítja az átállást. A Scrum módszerben ez a szerepkör a Scrum Master.
Nem a zökkenőmentes folyamatért felelős, hanem azért, hogy a négy különböző megbeszéléstípushoz szükséges keretfeltételek adottak legyenek. Ez pedig az irodaberendezésre vonatkozik.
Irodaberendezés az agilis munkavégzéshez: négyféle megbeszélés, négyféle berendezési követelmény
Még ha a Scrum módszer négy megbeszéléstípusa az agilis munkavégzés egyetlen részét képezi is, tökéletes példát nyújtanak arra, hogy a meghatározott keretfeltételek, a berendezés és a döntések hogyan függenek össze a modern vállalatoknál.
A Sprint Planning megbeszélésen meghatározzák a következő projektszakasz (Sprint) céljait és feladatait (Tasks). Ezen a találkozón a Scrum-keretrendszer minden szerepköre (a Product Master, azaz a döntéshozó, a csapat és a Scrum Master) részt vesz, és sprinthetenként legfeljebb két órán át tart. Ezért optimálisan kialakított projekthelyiségben kell helyet kapnia, ahol elengedő a munkafelület, és megfelelő modern prezentációs technika áll rendelkezésre.
A Daily Scrum megbeszélés a Scrum-csapatok napi indítómegbeszélése a Scrum Masterrel. Legfeljebb 15 percig tart, és megbeszélik, mit sikerült elérni, vagy mit nem sikerült elérni az előző napon, és hogyan fest az adott munkanap. Ezek a találkozók állva zajlanak a szükséges rövidség betartása érdekében. Tökéletes találkozóhely ehhez egy pult, az elvégzett és még hátralévő feladatok áttekinthető ábrázolásához pedig szinte kötelező egy úgynevezett feladattábla.
A Sprint Review megbeszélésen köztes összefoglalás zajlik egy Sprint végén. Különlegessége, hogy bevonják az ügyfelet, a következő lépés tervezéséhez figyelembe veszik a termék/projekt aktuális állapotáról alkotott visszajelzését. Ez legfeljebb egyórás megbeszélés sprinthetenként, és megfelelően reprezentatív konferenciateremben kell helyet kapnia, ahol az ügyfél pozitív benyomást kap a cégről. A legmodernebb prezentációs és előadási technika itt is elengedhetetlen.
A Sprint Retrospective megbeszélés szintén összefoglalja az előző Sprintet, de ez a csapat belső megbeszélése, amely a csapat munkamódszereiről szól, és ahol a kritika és az önreflexió is helyet kap. Ezeknek a 45 perces találkozóknak megfelelő, védett környezetben kell helyet kapniuk, távol a tényleges munkahelytől és a „hivatalos“ tárgyalóterektől. Jó megoldást biztosítanak ehhez a társalgósarkok büféasztalokkal és büféfotelekkel.
Készen áll az agilis irodára? Így rendezheti be modern vállalatát
Nem szabad alábecsülni az analóg és a digitális vizualizációs és prezentációs segédeszközök optimális kombinációját az agilis irodában. A fő rendszerező tényezőként szolgáló vizualizációval és kommunikációval a klasszikus fehértábla- és flipchartkészletek új jelentést kapnak.
A Kanban-tábla alapelve szerint felépülő úgynevezett feladattáblaként a fehér tábla egyszerű vizualizációs segédeszköz, amelyet a napi feladatokra vagy a nagyobb tervezési szakaszokra lehet kialakítani és az embereket hozzárendelni.
Ennek megfelelően ott kell jól láthatóan és használhatóan rendelkezésre bocsátani, ahol a csapatok (naponta) találkoznak – azaz nem egy konferenciateremben vagy külön irodában, hanem egy pult vagy találkozási pont mellett.
Természetesen az agilis iroda a digitális hálózatból él. A terveket és a dokumentációkat digitális eszközökkel alakítják ki együttműködésben. Ezért a mobiltechnika nagyon fontos – táblagépek, notebookok, okostelefonok szükségesek.
Ezeket az agilis irodában prezentációs és munkaeszközökkel egészítheti ki, például a GO-TO™ táblagéphez való asztali táblával vagy a Capture APP készlettel, amellyel a fehér tábla analóg táblaképét tökéletesen digitalizálhatja.
Világosan megfogalmazva a jövőre: jobb prezentáció, nagyobb fokú agilitás
Az agilis munkavégzés mottója a következő: kevesebb beszéd, több mondanivaló, több elvégzett munka. Az agilis szervezet fontos része ezért a kommunikatív képzés és az új tárgyalási kultúra. Ez gyakorlást, visszajelzést és időt igényel.
Szívesen segítünk Önnek akár személyes ügyfélmegbeszélés keretében is a megfelelő felszerelés kiválasztásában az agilis irodájához.
