A leltározás hatékony megtervezése és lebonyolítása

A vállalatnál rendszeresen elvégzett leltározás segítségével megállapíthatja az aktuális készletet. A leltározás rögzíti az anyagi javakat (fizikai leltár), az immateriális javakat és tartozásokat (könyv szerinti leltár), valamint az ingó javakat, például a járműveket, a gépeket és a vállalati felszerelést (eszközleltár).

A legalább évente egyszer meghatározott napon elvégzett leltárral ellenőrizheti, hogy az árukezelő rendszerben a bejövő és a kimenő áruk rögzítése, valamint a vállalati könyvelés megfelelően történik-e.

Összefoglalva a rendszeres vállalati leltár:

Az éves leltár tehát nem csak az adóhivatal számára végzett ellenőrzésként szolgál. A leltározás hasznos eszköz a vállalat számára is a belső könyvelés ellenőrzésére, valamint az előírt és a tényleges készlet összevetésére.

Az adóhivatal akkor írja elő a leltározást egy vállalat számára, ha az éves beszámolóra kötelezett. A kisebb, éves beszámolóra nem kötelezett vállalkozások számára is hasznos lehet azonban az önkéntes leltározás a valós pénzügyi helyzet ellenőrzésére.

Szakértői tipp: A leltározás során ne a raktárban lévő árukra összpontosítson. Érdemes a C-áruk, azaz az olyan cikkek felsorolása is, amelyek nem járulnak hozzá közvetlenül a vállalat értékteremtéséhez. Itt például irodaszerekre vagy takarítóeszközökre gondolunk.

Alapvetően különböző időpontokra van előírva leltározás: pontosan a vállalat megalapításakor és a vállalatvezetésben bekövetkező személyi változásokkor, valamint rendszeresen az egyes üzleti évek végén.

A legtöbb vállalkozásnál az üzleti év megegyezik a naptári évvel, ezért az éves leltározás határideje általában december 31-re esik. Gyakran nem lehetséges a teljes leltárt egyetlen napon elvégezni. Ezért a különböző leltártípusok lehetővé eszik az éves zárás határideje előtt vagy után elvégzett leltárt (lásd a leltártípusokat).

Az éves leltár a leggyakoribb leltártípus. Ennek során a komplett leltározást az éves beszámoló fordulónapján végzik.

Legfeljebb tíz nappal az éves fordulónap előtti vagy utáni időben eltolt leltározás megengedett. Ebben az esetben az ezekben a napokban keletkezett minden mennyiségi és értékbeli készletváltozást nyugták alapján a fordulónapon elérhető tényleges készletbe bele kell számolni visszamenőlegesen vagy előzetesen.

Figyelem: Ebben az esetben nem mintaleltárról van szó, amelynek során reprezentatív mintavételezéssel történik a leltározás. Ezt a leltártípust az adóhivataltól kell hivatalosan igényelni, és csak bizonyos feltételek esetén és nagyvállalatok számára hagyják jóvá.

Az állandó leltár során különböző árucsoportok készletét méri fel különböző napokon, elosztva az év során. Évente egyszer meghatározott fordulónapon aztán minden árucsoport fizikai leltározására kerül sor az előírt és a tényleges készlet összehasonlításához. Az erőforrás- és időmegtakarítás érdekében kiválaszthat ehhez egy olyan napot, amelyen a raktárban az árukészlet alacsony szinten van.

Ez egy időben eltolt leltártípus. Eltolt leltár esetében a leltározás a tényleges fordulónaphoz képest három hónappal előbb vagy két hónappal később történik meg. A döntő tényező azonban a fordulónapon elérhető tényleges készlet. Ezt érték szerint előzetesen vagy visszamenőlegesen ki kell számolni.

Az eltolt leltár nagyobb rugalmasságot biztosít. Fontos csapdákat is rejt azonban, mivel a készletváltozásokat a megfelelő előzetes vagy visszamenőleges kiszámításhoz pontosan dokumentálni kell.

Figyelem: Ezt a leltártípust előzetesen meg kell igényelni az adóhivatalnál.

Az irodahelyiségekben végzett leltározás napjához olyan időszak a legjobb, amikor nincs nagy nyomás a vállalatnál.

Ugyanez vonatkozik a raktári leltárra is. Ügyeljen emellett a következőre is: a fizikai leltárhoz a legjobb időpont az, amikor alacsony a készlet a raktárban.

Az időben eltolt leltártípusok elsőre rugalmasnak tűnnek. Ne feledjen azonban kiegészítő időt betervezni a fordulónapon elérhető készlet kiszámításához. Minél több nap van a leltár és a fordulónap között, annál több a munka.

A vállalat méretétől függően a leltározás lehet néhány óra, egy nap vagy több nap. Kétség esetén inkább több időt tervezzen be, hogy elkerülhesse az a szűkös határidő okozta gondatlan hibákat.

Számos vállalat a szokásos munkaórákon kívül végzi a leltárt, hogy teljes mértékben a leltározásra összpontosíthassanak.

Mérlegelje, hogy a leltárt el tudja-e végezni a saját munkatársaival, vagy érdemes lenne-e leltárszemélyzetet beszervezni.

Még ha a kiegészítő személyzet további költségeket jelent is, számos esetben megéri a kiadás. A gyakorlott leltárszemélyzet gyorsan és megbízhatóan elvégzi a leltározást, és így a saját munkatársakat sem kell elvonni a munkájuktól.

A kívülállók emellett elfogulatlanul tekintenek a helyzetre a vállalatánál, így könnyebben észreveszik az ellentmondásokat. Ha a leltárt a saját munkatársaival végezteti el, az adott munkatársat egy másik részlegre helyezze, tehát ne a saját mindennapi munkakörnyezetébe.

A leltár során a munkatársaknak ideális esetben kétfős csapatokban érdemes dolgozniuk. Az egyik munkatárs ír, a másik pedig jegyez. Így minimalizálhatók a hibák, és gyorsabban elvégezhető a leltár.

Ha úgy dönt, hogy leltárszemélyzetet alkalmaz, tájékoztassa az ideiglenes munkavállalókat a szokásos eljárásról. A saját munkatársakat is érdemes minden leltár előtt emlékeztetni a szabályokra.

A cikkek rögzítésekor érdemes balról jobbra és felülről lefele haladni. Ha egy csapat lezárt egy területet, ezt megfelelően jelezni kell az ismétlések elkerülése érdekében. A leltárlistákat olvashatóan és nyomtatott nagybetűvel kell kitölteni. Adott esetben határozza meg a számok írására vonatkozó irányelveket, hogy később ne merüljön fel zavar.